Как автоматизировать бизнес-процессы
Андрей Батурин,
Андрей Батурин
Хорошие управленцы (владельцы бизнесов, менеджеры, руководители отделов) понимают, насколько это важно — настроить эффективное взаимодействие сотрудников и отделов между собой, взаимодействие с клиентами и партнерами. Но не всегда это удается сделать из-за человеческого фактора: ресурсы сотрудников строго ограничены, они способны допускать ошибки, не любят рутинные задачи. Поэтому любой управленец рано или поздно задумается над автоматизацией бизнес-процессов компании. Что это такое, зачем нужно и как это сделать — расскажем в этой статье.
Что такое система автоматизации бизнес-процессов?
Система автоматизации бизнес-процессов — это совокупность программ, приложений, сервисов, которые позволяют снять с сотрудников рутинные задачи и тем самым сделать функционирование компании эффективнее.
Главный принцип такой системы — оптимизировать процессы таким образом, чтобы повысить продуктивность.
Зачем нужно автоматизировать бизнес-процессы?
Внедрять системы автоматизации обычно начинают для того, чтобы обеспечить дальнейшее развитие компании: например, когда хотят выйти на новые рынки и понимают, что вручную обрабатывать возросшие объемы данных будет сложно и затратно.
Вот несколько основных причин, по которым вам стоит задуматься над автоматизации деловых процессов.
1. Рост прибыли. Как правило, с приходом системы автоматизации процессов сильно вырастает КПД: компания получает возможность обслуживать намного больше клиентов и при этом тратить на это намного меньше ресурсов. Выручках в таких условиях растет, расходы сокращаются, и мы получаем заметный рост прибыли.
2. Экономия времени. Чем больше становится компания, тем больше в ней появляется рутинных процессов, связанных с документооборотом, организационными вопросами и т.д. Эти процессы занимают много времени сотрудников, но при этом сами по себе не приносят прибыли. Автоматизация позволяет перенаправить ресурсы сотрудников на другие, более прибыльные задачи.
3. Подстраховка от ошибок. В любой компании есть задачи, которые требуют предельной точности — когда одна неверная цифра или забытая запятая способна привести к большим проблемам с поставщиками, клиентами, проверяющими органами и т.д. Автоматизация таких процессов позволяет исключить человеческий фактор и обеспечить необходимую точность.
4. Масштабирование. Когда компания развивается, автоматизации не избежать. Да, когда у вас 10-20 клиентов, вы можете вручную написать им в мессенджерах о новых предложениях и скидках, но когда количество клиентов идет на тысячи, вы неизбежно придете к тому, чтобы воспользоваться сервисом рассылки. Это быстрее, выгоднее и эффективнее.
5. Гибкость. Настроенная система позволяет намного более гибко подходить к процессам в компании. Вам не нужно переучивать сотрудников и ждать, пока они привыкнут к изменениям — вы просто меняете исходные параметры в системе, и она сразу начинает работать по-другому. Вам не нужно вручную проводить десятки действия для, например, нестандартных платежных операций: собирать данные, отправлять запросы, уведомлять клиента. Веб-сервис может делать все это за вас.
6. Удобство для клиентов. Удобная и доступная клиентская система — серьезное конкурентное преимущество любой компании. Потребители все чаще предпочитают контактировать с компаниями онлайн, а не лично или по телефону. Многих уже сейчас неприятно удивит отсутствие возможности оформить онлайн доставку или возврат товара, заказать вызов специалиста.
7. Удобство для сотрудников. Внутренняя система автоматизации значительно облегчает взаимодействие сотрудников внутри команды и между разными отделами. А если система автоматизирует рутинные задачи и позволяет сфокусироваться на более интересных и выгодных для сотрудника, то его показатели сильно вырастут.
8. Полезная статистика. Аналитика данных — это важная составляющая успеха любого бизнеса. Компания должна отслеживать поведение, запросы и ожидания своих клиентов и сотрудников, чтобы развиваться и расти. С помощью этих данных можно повышать успешность рекламных кампаний и маркетинга в целом, прогнозировать ситуацию на рынке, чтобы адаптироваться к ней. Вручную собрать и обработать все необходимые данные невозможно — без системы автоматизации здесь не обойтись.
В каких направлениях обычно автоматизируют бизнес-процессы?
Автоматизация полезна практически в любой сфере бизнеса, но есть несколько направлений, в которых она особенно важна.
Продажи
Собрать данные покупателей, обработать их пожелания и требования, предоставить им рекомендации, рассказать подробнее о товаре, оформить заказ и принять деньги, отправить товар в другой город, сообщить покупателю, когда товар до него дойдет, запросить обратную связь от покупателя. В случае форс-мажора— оформить возврат или составить отчет для сервисного центра.
Все эти операции раньше (а некоторые компании — и сейчас) совершали вручную и тратили на это огромное количество времени, ресурсов, денег, допускали ошибки, переделывали и т.д.
Но сейчас все эти задачи может взять на себя система автоматизации бизнес-процессов — она сама продаст товар, cформирует все документы, сделает нужные запросы в сторонние сервисы (например, в банк) и соберет статистику по заказу.
Управление складом и доставками
Логистика — еще одно направление, в котором сложно обойтись без автоматизации бизнес-процессов. С помощью готовой системы можно следить за наполняемостью склада, анализировать общий спрос и предпочтения каждого клиента и на основе этих данных прогнозировать необходимые поставки. А еще — организовывать транспортировку между филиалами, следить за доставкой клиентам.
Продвижение
Для эффективного маркетинга нельзя полагаться на интуицию, советы знакомых и опыт конкурентов (хотя учитывать все это можно). Опираться нужно только на цифры — а собрать их, проанализировать и выдать рекомендации наилучшим образом сможет система автоматизации. Каким категориям потребителей лучше показывать рекламу, в какое время и по каким каналам выгоднее привлекать клиентов — сбор и анализ всех этих данных можно автоматизировать.
Финансы
Бухгалтерские процессы в компании тоже можно и нужно автоматизировать. Подсчет зарплаты сотрудников, учет премий, бонусов, коэффициентов, отпускных, начисление денег на банковские счета и карты, подготовка документов для налоговой и других ведомств — все это может делать готовый сервис.
Как автоматизировать бизнес процессы?
Качественная автоматизация всегда состоит из трех этапов:
- Составляем список конкретных процессов, которые нужно автоматизировать. Например, оплата товара на сайте, сбор пожеланий клиента и т.д.
- Анализируем эти процессы и определяем, чего именно мы хотим добиться. Например, ускорить процесс обработки одной оплаты на 60%.
- После этого выбираем подходящее решение для этой конкретной ситуации: выбрать готовый сервис или заказать разработку у специалистов под свои уникальные потребности.
Если на третьем этапе вы решили создать решение под свои уникальные потребности, перед вами открывается два пути. Первый — попробовать сделать систему автоматизации своими силами. Второй — обратиться к опытным разработчикам.
У обоих вариантов есть свои плюсы и минусы — сейчас кратко их рассмотрим.
Из плюсов самостоятельной автоматизации процессов: низкая стоимость, глубокое понимание своей специфики, высокая степень конфиденциальности. Минусы: нет гарантии хорошего результата, процесс занимает много времени, сотрудники отвлекаются от своих основных задач, возможны банальные ошибки, которые потом дорого обойдутся.
Плюсы работы со сторонними специалистами: быстрая скорость, гарантированный результат, опыт работы с автоматизацией в других компаниях, ваши сотрудники не отвлекаются. Минусы: более высокая цена, недостаток знаний в вашей сфере.
Мы советуем объединить оба этих подхода в работе над автоматизацией и действовать сообща. С ваших сотрудников — пожелания и рекомендации, какие процессы и как именно они хотели бы автоматизировать. А со сторонних специалистов — предложение решений, которые помогут этого достичь, и их техническая реализация.
Мы в RedKrab создаем системы автоматизации бизнес-процессов именно по такой методике.
Примеры системы автоматизации деловых процессов
Теперь приведем несколько примеров систем автоматизации.
1. Excel — самый популярный и простой инструмент для автоматизации, для использования которого не нужно сложное ПО и глубокие знания. С помощью готовых формул в Excel можно проводить достаточно сложные вычисления, фильтровать и сортировать данные, создавать целые базы данных.
Онлайн-аналог Excel — Google-таблицы, которые тоже поддерживают большинство необходимых функций. Из плюсов — можно настроить разные уровни доступа и работать над одним документом сразу нескольким сотрудникам — данные обновляются в режиме реального времени.
2. Линейка продуктов 1С — тоже очень популярный инструмент, который делится на несколько продуктов, предназначенных для конкретных направлений бизнеса: бухгалтерия, документооборот, торговля и т.д. Из плюсов — распространенность; из минусов — сервис не очень удобный, а для работы с ним нужно обладать специальными знаниями.
3. Системы CRM — Customer Relationship Management или, по-русски, “система управления взаимоотношениями с клиентами”. С помощью этой системы оптимизируют продажи и маркетинг, проводят аналитику и управляет внутренними проектами компании.
4. Уникальное решение — когда инструмент создают с нуля. Не всегда готовые решения подходят — специфика некоторых компаний требует создания уникальных систем автоматизации, заточенных под конкретные уникальные процессы, которые не встречаются в других сервисах. Такие системы мы создаем в RedKrab. Подробнее о наших работах читайте в портфолио.
— Автоматизация бизнес-процессов компании — важный этап развития, который позволяет выйти бизнесу на новый уровень: кратно увеличить число клиентов, попасть на новые рынки, получить конкурентные преимущества? оптимизировать ресурсы. Но к автоматизации нужно подходить с умом и тщательно выбирать инструмент: готовые решения не всегда способны покрыть все потребности бизнеса. В этом случае лучше заказать разработку уникальной системы.
