Кейс: сделали систему автоматизации документооборота

Клиент

Британская компания Mondi — один из крупнейших мировых производителей бумаги и упаковочных материалов. С представителями Mondi сотрудничают крупные типографии, поставщики и реселлеры на местах. У компании есть представительства в десятках стран, и они занимаются преимущественно оптовыми продажами.

Для всех этих партнеров у Mondi действует масштабная программа лояльности, которая способствует долгосрочному сотрудничеству и позволяет постоянным партнерам пользоваться приятными привилегиями. Каталог этих привилегий довольно большой, в него входят подарочные сертификаты, экскурсии на завод производителя, поездки на конференции и программы обучения сотрудников.

Задача

К нам обратилось российское представительство Mondi с непростой, но амбициозной задачей: создать систему автоматизации документооборота для упомянутой выше программы лояльности. Нам предстояло учесть десятки деталей и требований клиента. В этой системе необходимо было предусмотреть функционал для создания и обработки договоров, смены заявок по статусами, продажи привилегий (каталог), обработки документов, контроля статусов и т.д. То есть создать сервис, в котором партнеры Mondi смогут указывать данные своих договоров, прикладывать подтверждающие документы и после проверки получать за это баллы, на которые можно “покупать” разные привилегии.

Раньше наш клиент решал все эти задачи вручную — в Word — и мы должны были помочь ему автоматизировать процессы и сделать их более стабильными. Проект обещал быть долгим и непростым, но его масштабы вызывали энтузиазм, и поэтому мы сразу взялись за него.

Решение

Проект начался в декабре 2018 года и закончился в начале 2020, продлившись немногим больше года. За это время нам удалось реализовать весь необходимый функционал, а вдобавок к этому — решить еще множество задач поменьше, которые появлялись в процессе работы.

Когда клиент только обратился к нам, у него не было четкого видения финального результата, и при сотрудничестве мы придерживались такого формата: обратившись к нам, Mondi получили набор профессиональных компетенций, необходимых для решения их потребностей на определенном отрезке времени. Такой формат устраивал обе стороны, и мы приступили к проектированию системы автоматизации документооборота для клиента.

Проектирование

В начале работы над проектом мы детализировали цель и разбили ее на задачи, так как к тому времени у нас были только общие ожидания клиента.

Мы поняли, что первый и ключевой этап нашей работы над системой автоматизации документооборота — создать личный кабинет, чтобы в нем генерировать договоры и задавать им нужные параметры: номера, лица и т.д.

А потом к этому личному кабинету уже предстояло добавлять остальные функции, дорабатывать его, усложнять. Когда личный кабинет был готов, он включал внушительный функционал.

Технические возможности получившейся системы автоматизации документооборота

Чтобы объяснить особенности функционала системы автоматизации документооборота, которую мы создали для Mondi, стоит подробно описать принцип ее работы.

Вот примерный путь пользователя. Сначала партнер Mondi (например, типография, закупающая бумагу) авторизуется в своем личном кабинете и публикует там информацию о том, сколько бумаги они использовали. Для этого они прикладывают подтверждающие документы.

За это партнер получает некое количество баллов лояльности, которые может потратить во внутреннем каталоге Mondi на разные привилегии.

Когда они используют баллы, создается заявка, которая затем проходит несколько состояний. Так, например, автоматически создается договор с условиями привилегии и печатями, чтобы партнер распечатал его у себя, поставил подпись и загрузить скан обратно в систему вместе с подтверждающими документами.

Всю эту сложную систему документооборота мы и разработали. Конечно, в процессе работы было много технических деталей, о некоторых из них, самых интересных, расскажем ниже.

Дизайн

Но сначала — пара слов о дизайне сервиса. В визуальном оформлении использовали фирменный стиль компании Mondi, дизайн получился ненавязчивый, не отвлекающий пользователя от содержания. Для работы над дизайном заказчик привлекал стороннюю студию дизайна.

Детали

Как мы сказали выше, при работе над системой автоматизации документооборота для Mondi мы периодически решали нестандартные задачи.

Так, например, на одном из этапов сложностью оказалось то, что эта система должна была работать и в России, и в Белоруссии, но партнеры из этих стран пользуются разными программами, у них разные нумерации системы договоров, и привести их все к общему значению оказалось непросто. Но в результате мы это сделали.

Также важной составляющей системы стало хранение документов. Чтобы организовать его, мы разработали отдельный сервис — внешнее хранилище данных, которое позволяет загрузить файл, проиндексировать его и предоставлять к нему доступ.

Еще одна деталь, которая, по факту, включает в себя десятки мелких деталей — это многочисленные условия и исключения, которые влияют на работу алгоритма документооборота. Важно было сделать так, чтобы они составляли единое целое, не противоречили друг другу. Этого тоже удалось достичь.

Адаптивность

У сервиса — адаптивный дизайн, он корректно отображается на мобильных устройствах.

Игорь Самочёрнов

КОМУ И КАК МОЖЕТ БЫТЬ ПОЛЕЗЕН ЭТОТ КЕЙС?
Кейс может быть интересен компаниям, которых не устраивают готовые решения, а вместо них нужна собственная система документооборота, адаптированная под их конкретные нужды. Здесь мы показываем, что способны работать над сложными проектами, создавать внутренние сервисы для автоматизации нестандартных процессов. Такие сервисы позволяют экономить время, стабилизировать работу и снизить издержки.