Кейс: разработка платформы обработки заявок на гранты

Что было

У клиента уже был старый сайт на Bitrix, технически — рабочий. Но на практике — им было очень сложно управлять. Любое изменение — от текста на главной до добавления нового города — занимало дни.

Всё было «зашито» в код, неструктурированно, без логики. Команда фонда тратила больше времени на правки сайта, чем на саму программу. Поэтому решение о перезапуске было логичным.

Проектирование

В начале работы над проектом мы столкнулись с несколькими вызовами:

• Не было готового дизайна.
• Не было чёткого ТЗ.
• Не было согласованной сметы.
• Был жёсткий срок — 1 марта, старт нового конкурса.

Из-за этого мы оказались в ситуации, когда дизайн, реализация и аналитика шли параллельно, что всегда рискованно.
Обычно мы начинаем с анализа: кто пользователи, какие у них задачи, как они взаимодействуют с системой. Здесь же сразу погрузились в практическую реализацию.

Началась работа с дизайнером клиента, который создавал интерфейсы на ходу. Дизайн оказался гораздо сложнее и объемнее, чем изначально предполагалось.
Появились новые блоки, нестандартные формы, глубокие вложенности.

Но смета осталась прежней. Из-за этого пришлось быстро адаптироваться к новым условиям. Сроки проекта подвинулись, но в результате мы создали продукт, который удовлетворил все потребности клиента, и которым можно гордиться.

Как работает веб-сервис отбора грантов фонда «Вместе!»

Этот веб-сервис — не просто сайт, а многоуровневая система, имитирующая реальный процесс проведения грантового конкурса. Она объединяет несколько независимых ролей, каждая из которых выполняет свою функцию в цепочке обработки заявок.

Всего в системе реализовано 4 ключевых роли:

1. Заявитель — тот, кто хочет получить грант.

Это физическое или юридическое лицо, реализующее социальный или благотворительный проект.

• Регистрируется на платформе с защитой пароля и подтверждением по email.
• Привязывается к одному из городов проведения конкурса.
• Подает заявку через пошаговую форму, разбитую на логические блоки.
  • Заявка автосохраняется при каждом изменении и даже при потере интернета.
  • После отправки заявка получает статус «На рассмотрении».

Особенность: если заявка возвращается на доработку, пользователь видит все комментарии куратора, может внести правки и отправить снова — без потери данных. 

2. Куратор — координатор процесса.

Он следит за корректной работой отбора заявок.

• Видит все заявки, поступившие от заявителей.
• Проверяет их на корректность, запрашивает доработку при необходимости.
• Может отправлять заявки на экспертизу, только когда они полностью готовы.
• После оценки экспертами — анализирует результаты и принимает решение об одобрении или отклонении.
• Формирует итоговый отчёт по всем заявкам. Система автоматически собирает данные, остаётся только проверить и подтвердить.

Важно: куратор также отвечает за контроль отчётов по выполненным проектам. Он проверяет содержание, но не бюджет. 

3. Эксперт — независимый оценщик.

Каждая заявка должна быть оценена тремя экспертами.

• Получает уведомление о новой заявке на экспертизу.
• Заходит в систему, оценивает проект по шкале, проставляя баллы за критерии.
• Обязательно оставляет комментарий — без него система не примет оценку.
• Все три оценки агрегируются, и средний балл становится частью финального решения.

Особенность: оценки проводятся по единой методике, это повышает объективность. 

4. Фонд — контроль бюджета и финальная проверка.

Представители фонда не участвуют в оценке проектов, но контролируют финансовую сторону.

• Видят все заявки и отчеты, но их основная задача — проверка отчетов по бюджету.
• Когда заявитель сдает отчет, фонд проверяет, как были потрачены деньги.
• Отчет принимается только при согласии и куратора, и фонда.
• Это важная защита от нецелевого расходования средств. 

Как проходит полный цикл?

1. Заявитель подаёт заявку →
2. Куратор проверяет и отправляет на экспертизу →
3. Три эксперта оценивают →
4. Куратор анализирует оценки и принимает решение →
5. Заявитель получает уведомление →
6. При одобрении — получает грант →
7. Через время — сдаёт отчёт →
8. Отчёт проверяют куратор (содержание) и фонд (бюджет) →
9. Только при согласии обоих — проект считается завершенным.

Эта система превращает хаотичный, ручной процесс в прозрачный, контролируемый и масштабируемый цифровой сервис. Он экономит сотни часов ручной работы и делает конкурс честным и понятным для всех участников.

Идеи

В проекте родилось много сильных идей.

1. Автосохранение заявок.
Например, пользователь заполняет форму, но у него пропал интернет.
Через 5 минут он возвращается — и всё сохранено.
Никаких потерянных данных. Это критично, ведь заполнение заявки может занимать часы.

2. Пошаговое заполнение.
Форма разбита на логические шаги. Каждое поле — с валидацией.
Перед отправкой система сама подсчитывает, сколько обязательных полей осталось не заполнено.

3. Двухуровневый контроль отчетов.
После получения гранта заявитель должен сдать отчет. Его проверяют два независимых лица: куратор (по содержанию) и представитель фонда (по бюджету).
Отчет принимается только при согласии обоих.

4. Итоговый отчёт с автоматической выгрузкой данных.
После завершения конкурса куратор формирует итоговый отчет. Система сама собирает данные по всем заявкам, заполняет таблицу, оставляя только ключевые поля для редактирования.

Дизайн

Дизайн разрабатывался дизайнером от клиента, с которым мы тесно взаимодействовали.

Стиль — минималистичный, современный, сдержанный, с акцент на фирменный цвет фонда, оранжевый. Четкая типографика, много «воздуха» — чтобы не перегружать пользователя.

Особое внимание уделено визуализации статусов:
— заявка создана;
— на доработке;
— на экспертизе;
— одобрена / отклонена.

Каждый статус — с иконкой, цветом, уведомлением.

Верстка

Вёрстка — одна из сильных сторон проекта.

Мы реализовали:

• Реактивные формы с динамическим отображением полей.
• Гибкие таблицы с сортировкой, фильтрацией, выгрузкой в PDF.
• Многоуровневые модалки для комментариев и редактирования.

Особое внимание уделили производительности, благодаря чему формы не «тормозят», даже при большом объеме данных. Перед сдачей провели полное тестирование в разных браузерах и на мобильных устройствах.

Интеграция

Сервис реализован на Umbraco — нашей стандартной платформе для сложных промышленных решений.

Мы создали множество кастомных модулей:

• Управление ролями (заявитель, куратор, эксперт, фонд).
• Система уведомлений (внутри сервиса + email).
• Автоматическое вычисление бюджета.
• Привязка пользователей к городам (конкурс проходит только в трёх локациях).
• Загрузка и прикрепление файлов с проверкой форматов.

Сложности

Как уже упомянули выше, возникли сложности со сроками. Конкурс должен был стартовать 1 марта, но к этой дате мы не успели запустить сервис. Причина была в том, что мы вовремя не отследили рост объёма работ и не пересмотрели смету.

Еще одним вызовом стала работа с чужим дизайном. Дизайн был хорош, но не всегда учитывал техническую реализуемость. Некоторые решения потребовали в 2–3 раза больше времени, чем предполагалось.

Но мы не сдались. Команда работала по вечерам, выходным. Мы пересмотрели приоритеты, сфокусировались на проекте. И в итоге — предоставили клиенту стабильное решение, которое полностью закрывает его потребности.